Abschlusskonferenz zur erfolgreichen Workshop-Reihe „Strategische öffentliche Beschaffung“

Wichtige Maßnahmen und zukünftige Schritte zur Verbesserung der öffentlichen Beschaffung

Das große Finale der erfolgreichen Workshop-Reihe des EU-Projekts zur strategischen öffentlichen Beschaffung fand am 21. Januar 2025 mit einer Abschlusskonferenz in Brüssel statt. Die Konferenz diente als Plattform für die Präsentation der Ergebnisse und Perspektiven, die aus den durchgeführten Workshops hervorgegangen sind, wobei der Schwerpunkt auf den entwickelten Roadmaps lag.

Jelena Drndić, Projektkoordinatorin bei PricewaterhouseCoopers, präsentierte die Projektergebnisse und erläuterte den Zweck des Projekts und der Konferenz nach den einführenden Worten von Moderatorin Jennifer Baker und Jean-Yves Muylle, Leiter der Einheit „Öffentliche Beschaffungspolitik“ (DG Grow) der Europäischen Kommission.
Das Projekt zielte darauf ab, Workshops in jedem Mitgliedstaat zu organisieren, um einen Dialog zwischen den Interessengruppen über die Nutzung der öffentlichen Beschaffung als strategisches Instrument für die Entwicklung innovativer und nachhaltiger öffentlicher Politiken zu fördern. Die Workshops konzentrierten sich auf drei Kernbereiche der strategischen öffentlichen Beschaffung: sozial verantwortliche öffentliche Beschaffung, innovative öffentliche Beschaffung und nachhaltige öffentliche Beschaffung.

Während der Konferenz wurden die Ergebnisse der Workshops vorgestellt, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf den entwickelten Fahrplänen (Roadmaps) lag. Die Veranstaltung diente als Plattform zur Förderung des Dialogs, der Koordination und der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern, die an der strategischen öffentlichen Beschaffung beteiligt sind und der Europäischen Kommission.
Die Workshops wurden über einen Zeitraum von 18 Monaten, von Mai 2023 bis November 2024, durchgeführt. Insgesamt wurden 23 Workshops in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten erfolgreich durchgeführt, an denen etwa 700 Teilnehmer aus Regierungsbehörden, Beschaffungsagenturen und anderen relevanten Organisationen teilnahmen. Eine Dialoggemeinschaft von 60 Mitgliedern wurde auf der Plattform für öffentliche Käufer eingerichtet, um die Fortschritte des Projekts zu kommunizieren.
Die Workshops behandelten politische, wirtschaftliche, rechtliche, technische, organisatorische und ressourcenbezogene Herausforderungen und Lösungen im Bereich der strategischen öffentlichen Beschaffung und wurden in verschiedenen Formaten durchgeführt, um die unterschiedlichen Ansätze und Lösungen zu adressieren.

Interne Koordination, organisationsübergreifender Zusammenarbeit und Marktbeteiligung waren beispielsweise zentrale Themen in Irland. Expertise, Marktgröße und Veränderungsresistenz wurden in Zypern als Hürden identifiziert. Initiativen im Bereich der sozial verantwortlichen Auftragsvergabe stehen in Portugal noch am Anfang – es fehlt eine akzeptierte Definition von sozial verantwortlicher öffentlicher Beschaffung und an klaren Anwendungsrichtlinien. Die Förderung der digitalen Transformation, der Ausbildung für öffentliche Auftraggeber, der Geschlechter- und Generationenbalance sowie der Datentransparenz wurden als Schwerpunkte in Italien angeführt. Weitere Faktoren, die einige Roadmaps nannten: Komplexität und Starrheit der rechtlichen und politischen Rahmenbedingungen für die strategische öffentliche Beschaffung, mangelnde Klarheit, wie nachhaltige, soziale oder Innovationskriterien in Ausschreibungen angewendet werden sollen und der Mangel an politischer Führung und Unterstützung. Dazu kommt der Mangel an Dialogen und Vertrauen zwischen den Auftraggebern und Lieferanten sowie der allgemeinen Öffentlichkeit.

Eine abschließende Diskussion über die zukünftigen Schritte zur Förderung der strategischen öffentlichen Beschaffung ergab zehn konkrete Handlungsempfehlungen, basierend auf den Ergebnissen der Workshops und der Abschlusskonferenz:

1. Entwicklung klarer Richtlinien und rechtlicher Rahmenbedingungen

2. Bereitstellung ausreichender finanzieller, personeller und zeitlicher Ressourcen

3. Förderung der interministeriellen Zusammenarbeit und Koordination zwischen verschiedenen Ministerien und öffentlichen Organisationen

4. Förderung der Einbindung von Interessengruppen einschließlich Lieferanten, NGOs und der Zivilgesellschaft, um deren Perspektiven und Bedürfnisse in den Beschaffungsprozess einzubeziehen

5. Investitionen in Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für Beschaffer

6. Implementierung und Nutzung digitaler Plattformen und Tools, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Transparenz im Beschaffungsprozess zu erhöhen

7. Förderung von Pilotprojekten, um innovative Beschaffungsansätze zu testen und bewährte Verfahren zu identifizieren, die auf breiterer Basis umgesetzt werden können

8. Messung und Überwachung der Auswirkungen – Entwickelung von Methoden und Indikatoren zur Messung und Überwachung der Auswirkungen der strategischen öffentlichen Beschaffung

9. Förderung des Marktdialogs durch Organisation von regelmäßigen Dialogen und Workshops mit dem Markt, um das Bewusstsein für die Anforderungen und Möglichkeiten zu schärfen

10. Anpassung an lokale Gegebenheiten – Strategien und Maßnahmen der öffentlichen Beschaffung müssen sich an die spezifischen Gegebenheiten und Bedürfnisse der einzelnen Mitgliedstaaten und Regionen anpassen

Bei all den Bemühungen und dem Engagement in unserer Arbeit streben wir nach Nachhaltigkeit in all ihren Facetten. Oft vergisst man dabei auf das Wie oder Warum. Die Menschen und unser Planet sollten im Fokus stehen – nicht das Erreichen von KPIs.

(Frei nach der Roadmap von Italien & Portugal)